Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Seit 1. Januar 2002 muss jedes Unternehmen mit der elektronischen Steuerprüfung rechnen und sich auf die Bereitstellung der entsprechenden Daten für die zu prüfenden Zeitperioden einrichten.

EDI Konverter - Anwendbarkeit der GDPdU

Im Zuge der Änderung des Steuergesetztes wurde der elektronischer Beleg dem Papierbeleg gleichgestellt.

Alle steuerlich relevante Daten müssen strukturiert in maschinell auswertbaren Form vorliegen. Zeitgleich wurden die Unternehmen mit Änderungen bei den Archivierungsvorschriften konfrontiert.

Auch wenn die Buchhaltung außer Haus gegeben worden ist, enthebt dies den Steuerpflichtigen jedoch nicht von der Verantwortung, diese Daten elektronisch auswertbar bereit zu stellen.

EDI Konverter - Formen des Datenzugriffs

Die GDPdU sieht drei Formen des Zugriffs auf steuerrelevante Daten vor:

Z1 Unmittelbarer Zugriff
Die Steuerprüfer lassen sich einen Arbeitsplatz im Unternehmen einrichten und nutzen die installierte Software.
Z2 Mittelbarer Zugriff
Die Steuerprüfer lassen sich mit Unterstützung von Mitarbeitern des Unternehmens die gewünschten Daten exportieren und auswerten.
Z3 Datenträgerüberlassung
Die Software des Unternehmens muss über Export-Funktionalität verfügen, um die geforderten Daten als auswertbare Dateien zur Verfügung zu stellen.

EDI Konverter - Steuerrelevante Daten

Die Rechnung muss alle im § 14 UStG geforderten Informationen enthalten:

  1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
  2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  3. Das Ausstellungsdatum.
  4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
  5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
  6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
  7. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

EDI Konverter - Lösung AFxConverter

Alle drei vom Gesetzgeber geforderten Zugriffsarten (Z1, Z2, Z3) sind mit EDI Konverter System AFxConverter möglich. Im folgenden wird die GDPdU-Lösung bei EDI-Rechnungsaustausch beschrieben:

  1. Ablegen der Originaldatei in komprimierter Form.
  2. Erzeugen einer XML Indexdatei unter dem Aspekt der Revisionssicherheit und der Dokumentation des Verfahrens basierend auf den GoBS. Diese beinhaltet steuerrelevante Daten mit Strukturinformationen, wie Absender, Empfänger, Steuernummer, Belegnummern, Listenreferenz bei nicht digital signierten Dokumenten, darauf entfallende Umsatzsteuerbeträge, etc.
  3. Erzeugen einer Kontrolldatei mit Nachrichtenart, -typ und Version, Datum, Referenz, Name und Version des Komprimierungsprogramms, eindeutiger Index aus dem EDI-Konverter, etc.

Dieses Tripple wird dem Archivierungssystem bereitgestellt. Parallel dazu wird ein Eintrag in einer Abgleichsdatei mit Tagesbestand hinzugefügt. Diese Datei wird täglich dem Archivierungssystem zum Abgleich mit den erhaltenen Dateien zur Verfügung gestellt. Bei Differenzen kann entsprechend eingegriffen werden.

Nach dem Import wird die Möglichkeit geschaffen, über eine Datenbankschnittstelle die Daten aus dem Archivbestand zu selektieren und für den Zugriff bereit zu stellen.

Mit dem Auswertungstool kann der Prüfer die bereitgestellten Daten selbst oder durch einen Mitarbeiter des Unternehmens auswerten. Die Daten können elektronisch übermittelt und in IDEA eingelesen werden.

Eine Anforderung des Gesetzgebers bei elektronischen Rechnungen ist die Darstellung der EDI Rechnungen in lesbarerer Form. Hierzu steht der kostenlose EDI AFxFormatViewer zur Verfügung.

EDI Konverter

Passende Lösungen und professionelle Konvertierung für:

  • jede Branche
  • jede Anforderung
  • jedes Datenvolumen
  • jedes Budget
EANCOM ist ein eingetragenes Warenzeichen von GS1 (ehem. EAN International)

SeitenanfangSeitenanfang